Pobierz PDF wersja obowiązująca od 30.10.2026
Serwis sophos.polsoft.pl
Dzień dobry!
W tym dokumencie znajdziesz w jednym miejscu zasady przetwarzania danych osobowych oraz wykorzystywania plików cookies i podobnych technologii w związku z funkcjonowaniem serwisu internetowego sophos.polsoft.pl (dalej: „Serwis”), w którym jako autoryzowany partner Sophos przedstawiamy rozwiązania Sophos oraz nasze usługi doboru, licencjonowania, wdrożenia i opieki, a także w związku z naszymi profilami w mediach społecznościowych. Serwis ma charakter informacyjny – nie sprzedajemy w nim towarów ani usług.
Dane osobowe przetwarzamy przede wszystkim w celu odpowiedzi na wiadomości i zapytania przesłane formularzem kontaktowym, formularzem bezpłatnej konsultacji, e-mailem lub telefonicznie oraz przygotowania oferty, a – za Twoją zgodą – prowadzenia statystyk w Google Analytics.
Dane osobowe przetwarzamy przez okres niezbędny do realizacji danego celu.
Przysługuje Ci prawo dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz przenoszenia danych. Możesz również złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
W razie jakichkolwiek wątpliwości związanych z Polityką prywatności możesz w każdej chwili skontaktować się z nami pod adresem [email protected].
Spis treści
# 1: Kto jest administratorem danych osobowych?
# 2: Z kim możesz kontaktować się w sprawie przetwarzania danych osobowych?
# 3: W jakich celach i na jakiej podstawie przetwarzamy dane osobowe?
# 4: Jakie informacje na Twój temat posiadamy?
# 5: Skąd mamy informacje na Twój temat?
# 6: Czy dane są bezpieczne?
# 7: Jak długo będziemy przechowywać dane osobowe?
# 8: Kim są odbiorcy danych osobowych?
# 9: Czy przekazujemy dane do państw trzecich?
# 10: Czy korzystamy z profilowania?
# 11: Jakie masz prawa?
# 12: Czym są pliki cookies i na jakiej podstawie z nich korzystamy?
# 13: Jakich narzędzi zewnętrznych używamy w Serwisie?
# 14: Jak możesz zarządzać plikami cookies i swoją prywatnością?
# 15: Czy ta Polityka prywatności może podlegać zmianom?
Załącznik – Wykaz plików cookies i narzędzi zewnętrznych
# 1: Kto jest administratorem danych osobowych?
Administratorem Twoich danych osobowych jest Polsoft Engineering Sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach, ul. 73 Pułku Piechoty 1, 40-467 Katowice, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Katowice-Wschód w Katowicach, VIII Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS 0000125330, NIP 954-22-46-570, REGON 270526833, kapitał zakładowy 255 000,00 zł. Tam, gdzie w Polityce prywatności posługujemy się sformułowaniami typu „my”, „nasze” itp., mamy na myśli wskazany podmiot.
W zakresie naszych profili w mediach społecznościowych (Facebook, Instagram, LinkedIn, YouTube) jesteśmy, zgodnie z orzecznictwem Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej, współadministratorem danych osobowych razem z dostawcą danego serwisu. Szczegóły przetwarzania danych przez dostawców tych serwisów znajdziesz tutaj: Facebook i Instagram, LinkedIn, YouTube.
# 2: Z kim możesz kontaktować się w sprawie przetwarzania danych osobowych?
Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych, ponieważ w naszej sytuacji nie jest to obowiązkowe. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych możesz kontaktować się z nami:
- e-mailowo: [email protected],
- pisemnie: Polsoft Engineering Sp. z o.o., ul. 73 Pułku Piechoty 1, 40-467 Katowice.
# 3: W jakich celach i na jakiej podstawie przetwarzamy dane osobowe?
| Cel przetwarzania | Omówienie | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| Zapytania ofertowe i kontakt | Kontaktując się z nami (e-mail, telefon, formularz kontaktowy lub formularz bezpłatnej konsultacji), przekazujesz dane zawarte w korespondencji, np. imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwę firmy i opis potrzeb. Odpowiadamy na wiadomość, umawiamy konsultację i przygotowujemy ofertę. Wiadomości z formularzy trafiają na skrzynkę [email protected]. Podanie danych oznaczonych w formularzu jako wymagane jest konieczne, abyśmy mogli odpowiedzieć. | art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy na Twoje żądanie); art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes – odpowiedź na wiadomość i kontakt z osobami działającymi w imieniu firm) |
| Rejestracja projektu i wycena u producenta lub dystrybutora | Jeżeli przygotowanie oferty tego wymaga (np. rejestracja projektu w programie partnerskim Sophos, wycena licencji lub sprzętu, utworzenie konta klienta w konsoli Sophos), przekazujemy firmie Sophos lub autoryzowanemu dystrybutorowi Sophos nazwę firmy, jej adres oraz imię i nazwisko, adres e-mail i telefon osoby kontaktowej. | art. 6 ust. 1 lit. b RODO; art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes – przygotowanie oferty na warunkach producenta) |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń | Możemy przetwarzać dane związane z ewentualnym roszczeniem po naszej lub Twojej stronie. | art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
| Media społecznościowe | Jeżeli obserwujesz nasze profile lub piszesz do nas wiadomość w serwisie Facebook, Instagram, LinkedIn lub YouTube, przetwarzamy dane widoczne w Twoim profilu i zawarte w korespondencji, w obrębie danego serwisu. | art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
| Statystyka – Google Analytics | Wyłącznie za Twoją zgodą wyrażoną w banerze cookies korzystamy z Google Analytics 4, aby wiedzieć, jak używany jest Serwis, i go ulepszać. Szczegóły w #13. | zgoda – art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 399 ust. 1 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej |
| Bezpieczeństwo Serwisu | Zapisujemy w przeglądarce Twoją decyzję w sprawie plików cookies i chronimy formularze przed automatycznym wysyłaniem (mechanizm działający w Serwisie, bez usług zewnętrznych). Przetwarzamy też logi serwera (m.in. adres IP) w celu ochrony Serwisu przed nadużyciami. | art. 6 ust. 1 lit. f RODO; art. 399 ust. 3 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej |
| Obowiązki związane z ochroną danych osobowych | Przetwarzamy dane w zakresie niezbędnym do rozpatrzenia Twoich żądań i wykazania zgodności z RODO. | art. 6 ust. 1 lit. c RODO; art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
Nie prowadzimy newslettera i nie wysyłamy informacji handlowych bez Twojej uprzedniej zgody. Nie prowadzimy kont użytkowników w Serwisie. Poza opisanym w #13 narzędziem Google Analytics nie korzystamy z innych narzędzi statystycznych ani z narzędzi reklamowych (np. Google Ads, Meta Pixel).
# 4: Jakie informacje na Twój temat posiadamy?
W ramach każdego celu przetwarzamy tylko dane niezbędne do jego realizacji, w szczególności: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwę firmy, stanowisko, adres IP, informacje z korespondencji oraz informacje widoczne w profilach w mediach społecznościowych, a – za Twoją zgodą – dane statystyczne z Google Analytics (#13).
# 5: Skąd mamy informacje na Twój temat?
W większości przypadków przekazujesz je nam sam – wysyłając formularz, e-mail lub dzwoniąc do nas. Część informacji (np. adres IP w logach serwera) jest gromadzona automatycznie przez Serwis, a – za Twoją zgodą – przez Google Analytics (#13).
# 6: Czy dane są bezpieczne?
Przeanalizowaliśmy ryzyka związane z poszczególnymi procesami przetwarzania i wdrożyliśmy odpowiednie środki bezpieczeństwa. Serwis korzysta z szyfrowanego połączenia (SSL/TLS). Serwis utrzymujemy na własnych serwerach Polsoft, umieszczonych w centrum danych w Katowicach w ramach usługi kolokacji (dostawca centrum danych udostępnia wyłącznie powierzchnię, zasilanie i łączność i nie ma dostępu logicznego do danych). Pocztę elektroniczną i dokumenty biurowe przechowujemy w usłudze Microsoft 365. Czcionki i inne zasoby strony udostępniamy z naszego serwera, bez pobierania ich od zewnętrznych dostawców.
# 7: Jak długo będziemy przechowywać dane osobowe?
Zakończenie przetwarzania w jednym celu nie zawsze oznacza usunięcie danych, ponieważ te same dane mogą być przetwarzane w innym celu przez okres dla niego wskazany.
| Cel przetwarzania | Okres przechowywania danych |
|---|---|
| Zapytania ofertowe i kontakt | Do zakończenia korespondencji; gdy nie doszło do zawarcia umowy – nie dłużej niż 12 miesięcy od ostatniego kontaktu |
| Rejestracja projektu i wycena | U nas – jak zapytania ofertowe; w systemach Sophos i dystrybutora – zgodnie z ich politykami prywatności |
| Roszczenia | Do upływu okresu przedawnienia roszczeń |
| Media społecznościowe | Przez czas dostępności informacji w danym serwisie |
| Statystyka – Google Analytics | Do cofnięcia zgody; dane zdarzeń i użytkowników w Google Analytics są automatycznie usuwane po 14 miesiącach |
| Bezpieczeństwo Serwisu | Logi serwera – 7 dni; cookie z ustawieniami zgód – 12 miesięcy |
| Obowiązki dot. ochrony danych | Do upływu okresu przedawnienia naszej odpowiedzialności jako administratora |
Jeżeli po konsultacji zawrzemy umowę (np. na dostawę licencji lub sprzętu, wdrożenie albo opiekę), dane przetwarzamy dalej na zasadach opisanych w tej umowie.
# 8: Kim są odbiorcy danych osobowych?
Korzystamy z usług podmiotów, które przetwarzają dane w naszym imieniu (podmioty przetwarzające):
| Podmiot | Cel współpracy |
|---|---|
| Microsoft Ireland Operations Limited (Microsoft 365) | Poczta elektroniczna (także wiadomości z formularzy), dokumenty i usługi chmurowe |
| Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia (Google Analytics 4) | Statystyki korzystania z Serwisu – wyłącznie za Twoją zgodą (#13) |
| Dostawcy usług IT i obsługi technicznej Serwisu | Prace techniczne dotyczące systemów zawierających dane osobowe |
Serwis działa na naszych własnych serwerach umieszczonych w centrum danych 3S Data Center S.A. (ul. Gospodarcza 12, 40-432 Katowice) na zasadzie kolokacji. 3S udostępnia wyłącznie powierzchnię, zasilanie i łączność, nie ma dostępu logicznego do danych i nie przetwarza ich w naszym imieniu.
Jeżeli wymaga tego przygotowanie oferty (#3), dane firmy i osoby kontaktowej przekazujemy jako odrębnym administratorom: Sophos Limited (Wielka Brytania) wraz ze spółkami grupy Sophos – polityka prywatności Sophos – oraz autoryzowanemu dystrybutorowi Sophos, za którego pośrednictwem zamawiamy licencje i sprzęt.
Jeżeli zajdzie taka potrzeba, dane mogą zostać udostępnione radcy prawnemu lub adwokatowi związanemu tajemnicą zawodową oraz organom uprawnionym na podstawie przepisów prawa (np. sądom, policji).
# 9: Czy przekazujemy dane do państw trzecich?
Część operacji przetwarzania może wiązać się z przekazaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy:
| Rodzaj rozwiązania | Dostawca | Państwo trzecie | Podstawa przekazania |
|---|---|---|---|
| Poczta i usługi chmurowe | Microsoft Corporation | USA | decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony (EU–US Data Privacy Framework) |
| Rejestracja projektu i wycena u producenta | Sophos Limited i spółki grupy Sophos | Wielka Brytania; spółki grupy poza EOG (np. USA) | Wielka Brytania – decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony; pozostałe – zgodnie z polityką prywatności Sophos (m.in. standardowe klauzule umowne) |
| Statystyka – Google Analytics 4 | Google LLC (podmiot dalej przetwarzający) | USA | decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony (EU–US Data Privacy Framework); dodatkowo standardowe klauzule umowne w warunkach przetwarzania danych Google |
# 10: Czy korzystamy z profilowania?
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały. Nie stosujemy reklamy behawioralnej ani remarketingu. W Google Analytics wyłączyliśmy sygnały Google i personalizację reklam.
# 11: Jakie masz prawa?
RODO przyznaje Ci następujące potencjalne uprawnienia:
- prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
- prawo do sprostowania (poprawiania) danych;
- prawo do usunięcia danych;
- prawo do ograniczenia przetwarzania danych;
- prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie – z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją;
- prawo do przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody;
- prawo do cofnięcia zgody (w tym zgody na Google Analytics) w dowolnym momencie – przez link „Ustawienia cookies” w stopce Serwisu; cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem;
- prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
Uprawnienia te nie są bezwzględne i nie przysługują w stosunku do wszystkich czynności przetwarzania. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego przysługuje Ci zawsze.
# 12: Czym są pliki cookies i na jakiej podstawie z nich korzystamy?
Pliki cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na Twoim urządzeniu przez przeglądarkę. Podobnie działają inne technologie, np. pamięć lokalna przeglądarki.
- Cookies niezbędne (zapamiętanie Twojej decyzji w sprawie cookies) stosujemy bez zgody, ponieważ są konieczne do świadczenia usługi, o którą prosisz (art. 399 ust. 3 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej).
- Cookies statystyczne (Google Analytics) stosujemy wyłącznie po wyrażeniu przez Ciebie zgody (art. 399 ust. 1 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej). Do tego czasu skrypt Google Analytics nie jest uruchamiany i nie zapisuje żadnych plików cookies.
- Cookies reklamowe – nie stosujemy. Gdybyśmy chcieli je wprowadzić, najpierw zaktualizujemy tę Politykę i poprosimy Cię o zgodę.
Przy pierwszej wizycie wyświetlamy baner, w którym możesz zaakceptować lub odrzucić cookies statystyczne albo wybrać je w „Ustawieniach”. Swoją decyzję możesz w każdej chwili zmienić przez link „Ustawienia cookies” w stopce Serwisu. Pełny wykaz znajdziesz w Załączniku.
# 13: Jakich narzędzi zewnętrznych używamy w Serwisie?
Google Analytics 4 (tylko za Twoją zgodą). Za Twoją zgodą korzystamy z usługi Google Analytics 4 (GA4) dostarczanej przez Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia). Google działa jako nasz podmiot przetwarzający na podstawie warunków przetwarzania danych Google (Google Ads Data Processing Terms) i może korzystać z podmiotów dalej przetwarzających, w tym Google LLC w USA (#9).
Jak to działa. Po wyrażeniu zgody skrypt GA4 zapisuje w Twojej przeglądarce pliki cookies (_ga, _ga_RYFMY2BXM1) z losowym identyfikatorem i przesyła do Google informacje o korzystaniu z Serwisu, takie jak: odwiedzane podstrony, czas i przebieg wizyty, kliknięcia, wysłanie formularza kontaktowego lub formularza konsultacji (bez treści i danych z formularza), źródło wejścia, typ urządzenia, system operacyjny i przeglądarka, język, przybliżona lokalizacja (kraj, region, miasto). Adres IP jest wykorzystywany przez Google wyłącznie do określenia przybliżonej lokalizacji na serwerach w UE i nie jest zapisywany w Google Analytics.
Co widzimy. W panelu Google Analytics mamy dostęp do zbiorczych statystyk i raportów. Nie przesyłamy do Google Analytics Twojego imienia i nazwiska, adresu e-mail, numeru telefonu ani innych danych pozwalających nam Cię bezpośrednio zidentyfikować i nie łączymy danych statystycznych z danymi z formularzy.
Ustawienia ochrony prywatności. Skonfigurowaliśmy Google Analytics tak, aby ograniczyć zakres danych: wyłączyliśmy sygnały Google (Google Signals) i personalizację reklam, nie udostępniamy danych na potrzeby usług reklamowych Google, nie łączymy Google Analytics z kontem Google Ads, a dane zdarzeń i użytkowników są automatycznie usuwane po 14 miesiącach.
Tryb zgody Google (Consent Mode v2). Stosujemy tryb zgody Google w wariancie podstawowym: dopóki nie wyrazisz zgody, tag Google Analytics nie jest ładowany i nic nie jest wysyłane do Google. Jeżeli odrzucisz cookies statystyczne lub cofniesz zgodę, Google Analytics nie będzie zbierać danych o Twojej wizycie.
Jak się wycofać. Zgodę możesz w każdej chwili cofnąć w „Ustawieniach cookies” w stopce Serwisu. Możesz też zainstalować dodatek do przeglądarki blokujący Google Analytics. Więcej o tym, jak Google wykorzystuje dane, znajdziesz tutaj.
Kalkulator doboru firewalla. Kalkulator na stronie „Dobór firewalla” liczy wynik w Twojej przeglądarce. Wprowadzone parametry nie są wysyłane do nas ani do innych podmiotów i nie są zapisywane w plikach cookies – trafiają do nas tylko wtedy, gdy sam przeniesiesz wynik do formularza konsultacji i go wyślesz.
Profile Polsoft w mediach społecznościowych są podlinkowane w Serwisie jako zwykłe odnośniki – nie osadzamy wtyczek społecznościowych ani pikseli reklamowych (np. Meta Pixel, LinkedIn Insight Tag, Google Ads).
# 14: Jak możesz zarządzać plikami cookies i swoją prywatnością?
- baner cookies i link „Ustawienia cookies” w stopce Serwisu – wyrażenie, zmiana lub cofnięcie zgody na cookies statystyczne;
- ustawienia przeglądarki – blokowanie lub usuwanie plików cookies, tryb prywatny;
- dodatek do przeglądarki blokujący Google Analytics;
- ustawienia prywatności w serwisach społecznościowych;
- kontakt z nami: [email protected].
# 15: Czy ta Polityka prywatności może podlegać zmianom?
Tak, możemy modyfikować Politykę prywatności, w szczególności ze względu na zmiany technologiczne, zmiany przepisów prawa lub wprowadzenie nowych narzędzi w Serwisie. Przed uruchomieniem nowego narzędzia wymagającego zgody zaktualizujemy Politykę i baner cookies. Aktualna wersja jest zawsze dostępna w Serwisie.
Wcześniej Serwis odsyłał do polityki prywatności serwisu www.polsoft.pl.
Polityka prywatności obowiązuje od dnia 30.10.2026.
Załącznik – Wykaz plików cookies i narzędzi zewnętrznych
| Nazwa | Dostawca | Kategoria | Cel | Czas przechowywania |
|---|---|---|---|---|
| moove_gdpr_popup | Polsoft (własne) | niezbędne | zapamiętanie Twojej decyzji w sprawie cookies | 12 miesięcy |
| _ga | Google Ireland Limited (Google Analytics 4) | statystyczne – tylko za zgodą | rozróżnianie użytkowników (losowy identyfikator) | 13 miesięcy |
| _ga_RYFMY2BXM1 | Google Ireland Limited (Google Analytics 4) | statystyczne – tylko za zgodą | utrzymanie stanu sesji | 13 miesięcy |